「社内の共有フォルダとしてSharePointを使っているけれど、もし誰かが間違えてデータを削除してしまったらどうしよう・・・」
共同コンテンツ管理と安全なファイル共有 | Microsoft SharePoint
そんな不安を抱えているIT担当者やサイト管理者の方は多いのではないでしょうか？
結論から言うと、SharePointで削除されたデータはすぐには消えず、最大93日間はゴミ箱に保持される仕組みになっています。
今回は、知っておくといざという時に焦らない「SharePointのゴミ箱の仕組み」と、さらに安全にデータを守るための運用テクニックをわかりやすく解説します。
1. SharePointのゴミ箱は「2段階構成」
SharePointのゴミ箱は、PCのゴミ箱とは少し異なり、「第1段階」と「第2段階」という2つのセーフティネットが用意されています。
仮に管理者が「ゴミ箱を空」にする操作を行っても、データが即座に消滅することはありません。
| 段階 | 保管場所（名称） | 誰が操作・復元できるか | 保持期間 |
|
第1段階 |
サイトのゴミ箱 | 全ユーザー（削除した本人や、アクセス権がある人） | 削除してから93日間（※第2段階の期間も含む） |
| 第2段階 | サイトコレクションのゴミ箱 | サイト管理者（Owner）のみ | 第1段階から削除されたデータがここに移動。 |
よくある勘違いとして、「第1段階で93日、さらに第2段階で93日」と別々にカウントされるわけではありません。
データが保持されるのは、一番最初に削除ボタンを押した日からカウントして「合計93日間」です。
具体例としては下記のようになります。
１．ユーザーがファイルを削除（第1段階へ）
２．30日後に、管理者が第1段階のゴミ箱を空にした（第2段階へ移動）
３．第2段階での残り保持期間は、**「93日 － 30日 ＝ 63日間」**となります。
この93日間を過ぎると自動的に完全消去され、管理者であっても、Microsoftのサポートに依頼しても原則復元は不可能になります。
2. PC（エクスプローラー）で同期している場合の注意点
OneDriveアプリを使って、SharePointのフォルダをPCの「エクスプローラー」に同期して使っている企業も多いと思います。
この場合、PC側でファイルを削除しても、PC自体のゴミ箱（Windowsのゴミ箱など）には入らないことが多いので注意が必要です。
データはしっかりと「ブラウザ側のSharePointのゴミ箱」に移動していますので、復元したい場合は必ずブラウザでSharePointを開いて作業を行ってください。
3. さらに強固にデータを守る「保持ポリシー」のすすめ
「93日間守られるのは分かったけれど、管理者が間違えて消したまま3ヶ月以上気づかないリスクが怖い…」
そんな企業におすすめなのが、Microsoft 365の「保持ポリシー（アイテム保持ポリシー）」機能です。
保持ポリシーとは、設定した期間（例：5年間、あるいは無期限など）、ユーザーや管理者がどのようにデータを削除しようとも、システムが裏側で強制的にデータをバックアップ（保存）し続ける機能です。
- ゴミ箱を空にしても消えない： 表向きは削除されたように見えますが、管理者専用の隠れた領域（アイテム保持ライブラリ）にデータが残ります。
- 退職者のデータ対策にも： 重要なプロジェクトのデータを誤って消されてしまうリスクをゼロにできます。
会社の重要資産であるデータを扱う場合は、デフォルトの「93日間のゴミ箱」だけに頼るのではなく、この保持ポリシーを組み合わせて運用することをおすすめします。
まとめ：仕組みを理解して安全なファイル管理を！
SharePointは、間違えて削除してしまっても3ヶ月（93日）以内であれば簡単に元に戻せる優秀な仕組みを持っています。
- 削除されたデータはまず「第1段階のゴミ箱」へ
- そこを空にしても「第2段階のゴミ箱」へ移動し、合計93日間はキープされる
- 93日を過ぎると完全消去（復元不可）
- より安全に運用するなら「保持ポリシー」の導入がベスト
この仕組みを社内のメンバーや他の管理者とも共有し、トラブルのない安全な社内ファイルサーバー運用を目指しましょう！
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